De artiestenafdeling in FestivalOS
Alle boekingen, contracten, riders, handtekeningen en betaalafspraken van Kingdance en Dance4Liberation op één plek, ondersteund door AI die elk contract naast de voorgaande jaren legt. Van los papierwerk in Dropbox naar één beheerste afdeling.
Het meeste artiestenwerk is nog handwerk
Het programmeren gebeurt in gesprekken tussen strategie en de boeker van Absolutely Fresh. Zodra een artiest bevestigd is, begint het papierwerk: een uitgebreid contract, een hospitality rider, een technische rider en de algemene voorwaarden, allemaal op naam van Kingdance BV. Dat papierwerk moet verzameld, doorgelezen, beoordeeld, doorgestreept waar we het er niet mee eens zijn, getekend door John, en teruggestuurd voor tegentekening. Daarnaast lopen de factuurafspraken, met een vaste betaling vier weken voor het festival en een controle op tenaamstelling en bedrag.
Nu staat alles verspreid in Dropbox, en de kennis van wat we vorig jaar wel en niet accepteerden zit vooral in de hoofden van een paar mensen. Dat werkt, maar het kost veel tijd, het is foutgevoelig, en het overzicht op de directie ontbreekt. Precies dit is waarvoor Artist OS in het masterplan is opgenomen.
Module 10 uit het masterplan, nu voorzichtig geactiveerd
Artist OS staat al beschreven in het FestivalOS-masterplan: boekingen, contracten, riders, hospitality, timetables en artiestendossiers, met alle relaties die aan een artiest hangen zichtbaar op één plek. Wat we nu voorstellen is die module daadwerkelijk beginnen te bouwen, stap voor stap, zonder de lopende werkwijze met Absolutely Fresh te verstoren.
De kern is simpel: één afdeling waar per artiest alles samenkomt, van de eerste optie tot de laatste betaling, met een geheugen dat elk jaar slimmer wordt omdat we alle contracten van voorgaande jaren al hebben.
De volledige artiestenketen, in acht onderdelen
Van de boeking tot de marketing, alles wat nu los loopt komt in één afdeling samen.
Boekingspijplijn
Wishlist, opties en bevestigingen per festival, per area en per tijdslot, met een duidelijke status: idee, optie, bevestigd, gecontracteerd, betaald.
Artiestdossier
Per artiest één plek met contract, riders, contactgegevens, hotel, transport en hospitality. Alles wat aan de artiest hangt in één oogopslag.
Contractkluis
Alle documenten geordend en terugvindbaar, met versies van concept tot getekend. De Dropbox blijft de opslag, Artist OS legt er het overzicht overheen.
AI-contractcheck
Elk nieuw contract en elke rider automatisch vergeleken met vorige jaren van dezelfde agency. Nieuwe clausules eruit gelicht, bekende bezwaren alvast gemarkeerd.
Handtekeningen
Met één druk op de knop een paraaf op elke pagina en de handtekening van John, digitaal, en automatisch teruggestuurd voor tegentekening.
Riders & hospitality
Technische en hospitality riders met een status, zodat productie en catering op tijd weten wat er speelt in plaats van op het laatste moment.
Facturen & betaling
Automatische controle op tenaamstelling, juist bedrijf en bedrag tegenover het contract, met de betaling standaard ingepland vier weken voor het festival.
Agency & content
Gestructureerde uitvraag richting agencies en artiesten: press kits, content en advertentietoegang, rechtstreeks gekoppeld aan Marketing OS.
Wat een agency niet kan: geheugen van alle jaren
Hier zit het echte verschil. We hebben van dezelfde agencies de contracten en riders van jaren liggen. Zodra er nieuw papierwerk binnenkomt, legt Artist OS het naast vorig jaar en naast onze eigen huislijn van dingen die we principieel nooit accepteren. Het systeem laat in gewone taal zien wat er nieuw is, wat afwijkt, en wat we vorig jaar ook al hebben doorgestreept.
Ruben beoordeelt en past aan, John tekent. Elke streep die we zetten maakt de huislijn slimmer, zodat volgende contracten sneller en scherper worden gecontroleerd. Dat is opgebouwd geheugen dat niemand anders in de keten heeft, en dat naast tijd ook echt risico wegneemt.
Beheerst en met minder handwerk
Contract en riders komen in de kluis. De AI vergelijkt automatisch met voorgaande jaren en de huislijn.
Een helder reviewblad: nieuw, afwijkend, en wat we eerder doorstreepten. Ruben keurt goed of past aan.
Paraaf en handtekening in één actie. Automatisch terug naar de agency, tweezijdig getekend, gearchiveerd.
Wat het jullie oplevert
Overzicht op één plek
Per festival direct zien welke artiesten bevestigd zijn, waar het papierwerk staat, wat getekend is en wat nog open ligt. Geen zoektocht meer door mappen.
Minder risico
Elke afwijkende of nieuwe clausule wordt eruit gelicht voordat er getekend wordt. Eén verkeerde riderclausule of factuur op het verkeerde bedrijf kost geld, dat vangen we vooraf af.
Tijd terug
Verzamelen, doorlezen, vergelijken en tekenen gaat van uren handwerk per artiest naar een gestroomlijnde flow. Over twee festivals loopt dat op tot honderden uren per jaar.
Grip op de betalingen
Betaalafspraken staan vast op vier weken voor het festival, met automatische controle op bedrag en tenaamstelling. De cashflow rond artiesten wordt voorspelbaar.
Meer uit marketing
Press kits en content van artiesten komen gestructureerd binnen, en met advertentietoegang kunnen we campagnes draaien vanuit hun eigen profielen, direct gekoppeld aan Marketing OS.
Geheugen dat blijft
Kennis over wat we wel en niet accepteren zit straks in het systeem, niet alleen in de hoofden van een paar mensen. Uitval slaat geen gat meer.
In fasen, waarde eerst, risico laag
We bouwen op in de volgorde die het snelst oplevert en de lopende afspraken niet verstoort. Na elke fase staat er iets bruikbaars.
Contractkluis en boekingspijplijn
Het fundament: per artiest een dossier met de Dropbox eronder, plus een pijplijnbord per festival. Meteen overzicht op wie geboekt is en waar het papierwerk staat.
AI-contract- en rider-intelligentie
Voorgaande jaren inladen en elk nieuw stuk automatisch vergelijken met vorig jaar en de huislijn. Dit is het onderdeel dat de module zichzelf laat terugverdienen.
Digitale handtekeningen
Paraaf en handtekening in één actie, tweezijdige tekenstatus en automatische archivering. We koppelen Dropbox Sign, dat native in jullie Dropbox archiveert.
Facturen en betaalcadans
Controle op tenaamstelling, bedrijf en bedrag tegen het contract, met de betaling automatisch ingepland vier weken voor het festival.
Agency-communicatie en marketing
Gestructureerde uitvraag van content, press kits en advertentietoegang, rechtstreeks gekoppeld aan Marketing OS voor reveals en campagnes.
Eén investering, volledig in FestivalOS gebouwd
Artist OS wordt volledig binnen FestivalOS ontwikkeld en sleutelklaar opgeleverd. Eén heldere investering voor de hele afdeling, van boekingspijplijn tot handtekeningflow.
Ter vergelijking: over Kingdance en Dance4Liberation samen kost het verzamelen, doorlezen, controleren en tekenen per artiest nu al snel enkele uren geschoold werk, wat over een heel seizoen oploopt tot honderden uren, nog los van het risico dat we vooraf afvangen.
Klein beginnen, snel iets tastbaars
Voorstel: we starten met fase 1 en 2, de kluis met overzicht en de AI-contractcheck. Dat geeft binnen korte tijd grip en overzicht, zonder dat er iets aan de samenwerking met Absolutely Fresh verandert. Daarna breiden we rustig uit.
Terug naar boven